おすすめのWeb会議ツールは?オンラインミーティングのマナーとは?

Web会議とは何?今さら聞けない基本を確認しよう!

Web会議とは、
『Web会議またはWeb会議システムは、遠隔地どうしで、資料やコンピュータのデスクトップアプリケーションなどについてリアルタイム共有を実現するための情報システム。名前のとおり、インターネット・プロトコル・スイートに準じた接続であり、インターネットや組織内のイントラネットを介して接続される』 ウィキペディアより

Web会議のメリットは、パソコンだけではなく、スマホやタブレットといったモバイル端末でも会議ができ、さらにデータや資料のやりとり、画面共有が可能という点にあります。簡単にいうと遠くにいる人と同じ資料を共有し、顔も見ながら会話が出来るという感じですね。

スマホがあれば出来てしまう手軽さもメリットの一つですね。

Web会議ツールはどう選ぶ?

とはいえ沢山のツールがある中で、一体どれを選べばいいのでしょうか?
ツール選びにあたって考えるべきポイントを3つ紹介します。

一つ目は導入しやすさです。
Web会議を利用するメンバーのITスキルレベルを把握しておく必要があります。導入前、そして導入後もほかのメンバーがつきっきりでサポートしなければならないのであれば、会議の効率が落ちてしまいます。みんなが扱いやすい導入しやすいツールを選ぶことも重要です。

二つ目は、Web会議参加可能人数がどれくらいなのか会議の時間はどれくらいなのかです。
無料版でも数十人までは可能となっているモノもありますが、万が一、数百人もしくはそれ以上の会議になるのであれば、有料版へ変更が必要になってきたりします。
どれくらいまでの使用頻度や参加人数になるのか予め予想しておくのがいいですね。またツールによっては制限時間もあります。

三つ目は、ファイル共有や画面共有機能といった付加機能を使うのかという点です。
音声と映像だけで複数人が同じタイミングで会議ができればいいということであれば、ファイル共有などは必要ないですが、
資料を見ながら会議をするのであれば、ファイル共有や画面共有機能は必須になります。さらにどんな種類のファイルなのかも結構重要でWord、ExcelなのかGoogleなのかによっても選び方が変わってきそうです。このほかにもツールによってホワイトボード機能やグループ分け機能があるものもありますので選ぶ際の判断基準になりますね。

大事なことがもう一つ、セキュリティ面です。
セキュリティについては素人ではなかなか判断しにくいですが会社同士のWeb会議などはより注意が必要ですね。

もっと重要なのがWi-Fi環境にあるかないかです!
映像と音声の両方の情報通信量になりますので、Wi-Fi環境にない場合の通信量はとても大きくなります!気がついたら今月の通信量使い切っちゃった!なんてことにならないように注意しなければいけません。
また自分はWi-Fi環境にあっても相手がない場合、相手に大きな通信量がかかるということも考慮しないといけませんね。

おすすめWeb会議ツール3選+1!機能や接続人数の制限はどうなのか?

Microsoft Teams

出典: https://www.microsoft.com

企業間のWeb会議や、Word、Excelといったマイクロソフト社のツール「Office」を利用する方には「Microsoft Teams」がおすすめです。WordやExcelとの連携はもちろん、セキュリティにおいても信頼性がありますね。
Web会議中にExcelを共同編集したりも出来るみたいですね。
私個人としてはあまり使う頻度は少ないのですが、BtoB、BtoCのビジネスをされている方にとっては使いやすいツールだと思います。

Google Meet

https://meet.google.com/

Googleユーザーの方には「Google Meet」ですね。
使う方全員がGoogleアカウントを持っていることが必須になりますが、それほどハードルが高くはないかなと思います。
「Googleドキュメント」や「スプレッドシート」のほか「Googleカレンダー」といったサービスとの連携に長けています。普段これらのツールを活用されている方同士のWeb会議でしたら選択肢としてありですね。

Zoom

一気に注目を集めたのが「Zoom 」ですね。無料で使えて画面共有やチャット機能など機能も多く、秘密基地でも「Zoom部屋」という部屋が出来てしまうほど定着した感がありますね。一時期セキュリティーの心配がされていましたが、その辺りが気になるところですね。
接続人数による時間制限があります(3人以上で40分)
また、Web会議ツールでは珍しい録画機能があります。ローカル(PCといった端末)への保存となりますが、同時進行で議事録を取る手間を省けますので、会議に集中できます。
有料版にアップするとさらに機能が追加されますね。
セキュリティの部分は気になりますが使い勝手の良さは捨てがたいですね。
実際私も一番多く使っているツールです。

Remo

ちょっと変わったWeb会議ツールの「Remo」

オンラインのカンファレンスを行うツールです。 Remoを利用するとブラウザ上に大きなバーチャルカンファレンス会場が作成されます。

バーチャルコワーキングスペース秘密基地

各テーブルごとの個別チャットが出来たり、全体に対しても、もちろん可能です。画面共有も出来ます。
秘密基地もバーチャルコワーキングスペースをこのRemoで運営しています。興味があるかたはぜひ覗いてみてください。

Web会議のマナー

どんな場所からでも参加できるWeb会議ツールですが、使う際に注意しないといけないポイントがいくつかあります。
まずは、場所。周りの方への配慮が意外と忘れがちです。自分は画面越しにイヤホンなどで集中してると声の大きさなど配慮を忘れがちですので注意してくださいね。
秘密基地にはオープンスペースとは別にWeb会議専用部屋を用意していますので、周りを気にせず集中できます。

セミナーなどを聞く際は、マイクをミュートにすることもマナーですね。意外と周りの音を拾ってしまいますので、参加者が集中できるように発言時以外はマイクをミュートに設定するといいですよ。

また、自分の映像が暗いなと感じたら、お部屋の照明の位置などを工夫して綺麗に映る場所を探すことも必要ですし、専用のWebカメラの購入もおすすめです。さらに画面に映したくないモノなどある場合は、バーチャル背景という機能を持っているツールもありますので使ってみてはいかがでしょうか?

今後ますます使う場面が増えていくオンラインでのWeb会議ツールを使いこなして新しい生活様式での仕事のやり方をマスターしていきましょう!質問などあれば秘密基地スタッフまでお気軽にご相談くださいね!