打ち合わせを効果的にする３要素
幹事さんのみなさんは、結婚式二次会幹事を任された瞬間から、色々な演出、サプライズをワクワクしながら考えていることでしょう。新郎新婦、他の幹事さん、会場等との打ち合わせを綿密にして、より素敵なものに・・・！
しかし、意外なことにこの打ち合わせが落とし穴なんです！！
打ち合わせ内容をきちんと押さえておかないと、回数がかさみ無駄な時間や出費を生むことも！？
結婚式二次会の打ち合わせを効率的にする、打ち合わせるべき３つの要素とともに、それぞれの要素を打ち合わせる回数をご紹介いたします！
顔合わせ
まずは、新郎新婦や幹事さん同士が、お互いのことを知ることが大切です。
遅くとも二次会の3ヶ月前までには、新郎新婦が理想とする二次会の雰囲気や、やりたいこと、幹事さんが二人にやってあげたい演出など、お互いの意見を理解することを目的に集まりましょう。また、それらのために必要な設備や仕事、準備期間などを確認しておくとなお良いでしょう。しかし、細部まで完璧に決める必要はありません。ゲストがワイワイ盛り上がる、ゲスト同士がしっとり話ができる・・・などのイメージだけでも構いません。
ただし、お互いに連絡がつく方法を決めておくことを忘れずに！この時、SNSやメールなど、やりとりの記録が残り、そのデータが共有しやすいものを選びましょう。
顔合わせは、初回の打ち合わせだけで行うことが多いようです。ただし、遠方に住んでいる、時間が取れない等で全員が参加できない場合は、別途機会を設けるのも良いでしょう。
会場の下見
二次会開催エリアや行いたい演出等を決定し、会場の下見を行います。 この時、料理の味やお店の雰囲気、店員さんの接客態度などもチェックしておきましょう。また、会場でどんな演出を行う設備があるのかも確認しておけば、会場を絞り込みやすくなります。
一度の下見で決まることもあれば、どれだけリサーチをしていても複数回必要になることもあります。余裕を持ったスケジュールをしておき、３、４回下見の時間を設けるようにすると良いでしょう。また、多くの会場を見比べたい場合は、５、６回下見の時間を設ける余裕を持っておくと安心です。
役割分担
必ず決めておきたいのが、役割分担です。きちんと話し合っておくことで、多くのトラブルを回避できます。幹事がやるべきことと、新郎新婦がやるべきことを明確にしておきましょう。
また、準備を進めている間に、想定外の役割が増えることもあります。このような役割ほど、『あなたがしていると・・・』『君の仕事だと思ってた』など、大きなトラブルになりやすいです。きちんと状況を共有し、不測の事態が生じた場合は、その都度打ち合わせを設けましょう。
詳しい役割については、こちらの記事を参考にされてください
このように、打ち合わせの回数は、その状況に合わせて変化します。最低でも３回は行い、打ち合わせの時間が確保できない場合はきちんと状況を把握しあうことが大切です。
新郎新婦の出席は、顔合わせの打ち合わせでは必須ですが、それ以降は様子を見ながらその都度決めましょう。例えば、幹事さんだけではお互いに打ち解けておらず話が進まない、新郎新婦でないとわからない、などの場合は積極的に参加しましょう。
また、新郎新婦が打ち合わせの会場を決めたり、幹事さんへの感謝の気持ちを示したりすることで、幹事さんのモチベーションを高めるのも忘れずに！
合わせて読んでいただきたい記事はこちら
https://coworking802.com/party/wedding-party/role-allotment-of-organizing-the-drinking-party
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